Come scrivere email formali in inglese

scrivere una e-mail in inglese

Nel contesto lavorativo internazionale, scrivere email formali in inglese è una competenza essenziale: di conseguenza, una email ben scritta può aprire porte professionali, mentre una scritta in modo inappropriato può chiuderle.
Questa guida ti fornirà gli strumenti necessari per scrivere email efficaci, rispettando le convenzioni formali e mostrando professionalità e competenza.

Situazioni tipiche per l’uso di email formali

Questo tipo di mail è richiesto in situazioni come:

  • Comunicazioni con clienti o fornitori internazionali.
  • Richieste di informazioni o risposte a richieste ufficiali.
  • Candidature per posizioni lavorative.
  • Comunicazioni interne, specialmente con senior management.
  • Richieste di permesso o congedo.
  • Risposte a reclami.
  • Inviti ad eventi o vernissage aziendali.
  • Comunicazioni di carattere formale.
  • Networking o collaborazioni.
 

Struttura di una email formale in inglese

L’Intestazione: date e indirizzi

La tua email dovrebbe iniziare con l’indirizzo del destinatario, la data, e il tuo indirizzo, se appropriato, disposti in modo chiaro.

Saluti iniziali

I saluti dovrebbero riflettere il livello di formalità della situazione e la familiarità con il destinatario. Ad esempio, “Dear Mr./Ms. [Cognome],” è una formula abbastanza comune, mentre “Dear Sir/Madam,” è appropriato quando non si conosce il nome del destinatario.

Corpo dell’email: come articolare il messaggio

Il corpo del messaggio deve essere diretto e dritto al punto, di conseguenza parti da una chiara dichiarazione di intenti, seguita da dettagli essenziali, e termina con ciò che ti aspetti dal destinatario.

Conclusione e saluti finali

Concludi con una nota di ringraziamento o un riepilogo, seguito da saluti formali come “Sincerely” o “Best regards,” e la tua firma completa.

Firma: cosa includere

La firma deve includere il tuo nome completo, titolo, azienda, e altre informazioni di contatto essenziali.

Esempi di formulazioni utili

Per introduzioni e presentazioni:

  • “I would like to introduce myself; my name is [Your Name], and I am the [Your Position] at [Your Company].”
  • “Allow me to introduce [Person’s Name], who has recently joined our team as [Their Position].”

Per formulare richieste:

  • “Could you please provide us with more detailed information regarding…”
  • “We would appreciate your assistance in resolving…”
  • “I am writing to request your support with…”

Per fornire informazioni:

  • “We are pleased to inform you that…”
  • “I am writing to update you on the progress of…”
  • “Please be advised that…”

Per rispondere a richieste o questioni:

  • “Thank you for your inquiry regarding…”
  • “In response to your query, we are able to confirm that…”
  • “We have reviewed your request and…”

Per stabilire scadenze o confermare appuntamenti:

  • “Please confirm your availability for a meeting on [Date] at [Time].”
  • “We would like to remind you of the upcoming deadline on [Date] for…”
  • “Could you please ensure that this is completed by [Date]?”

Per esprimere ringraziamenti:

  • “Thank you for your prompt response.”
  • “We are grateful for your collaboration.”
  • “Thank you for your attention to this matter.”

Per concludere accordi o collaborazioni:

  • “We look forward to your partnership in this venture.”
  • “We are excited to begin working together.”
  • “Let’s finalize the details at your earliest convenience.”

Per esprimere opinioni o fare raccomandazioni:

  • “We believe that the best course of action would be to…”
  • “It is our recommendation that we proceed with…”
  • “In our view, the most effective approach would be…”

Per chiedere feedback o commenti:

  • “We value your feedback on this matter.”
  • “Please let us know your thoughts regarding the proposed changes.”
  • “Your input on this would be greatly appreciated.”

Per chiudere formalmente l’email:

  • “Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.”
  • “We await your response at your earliest convenience.”
  • “Please let me know if there are any other documents or information you need.”

Errori comuni da evitare

Errori di linguaggio

È fondamentale evitare slang, abbreviazioni e un linguaggio troppo colloquiale, quindi mantieni un tono professionale e usa un linguaggio chiaro e preciso.

Errori di formattazione

Una formattazione chiara è essenziale per una lettura facile, di conseguenza, rendi la tua comunicazione più comprensibile con paragrafi brevi, marcatori e interruzioni di sezione per organizzare il contenuto in modo logico.

Domande frequenti

  • Quando usare il tono formale?
    In tutte le comunicazioni esterne e interne dove è richiesta professionalità.
  • Come scegliere il saluto appropriato?
    Valuta il livello di formalità della relazione e, in caso di dubbio, opta per la forma più formale.
  • Cosa fare se non si conosce il nome del destinatario?
    Usa “Dear Sir/Madam,” come forma di rispetto universale.
  • Come assicurarsi che l’email sia professionale?
    Rileggi sempre l’email per errori di battitura o grammaticali e assicurati che il tono sia adeguatamente formale.

Conclusione

La capacità di scrivere email formali efficaci in inglese è una competenza preziosa nel mondo del lavoro moderno. Seguendo questa guida, potrai assicurarti che le tue email siano sempre appropriate, professionali e pronte a fare una buona impressione.

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