Per scrivere una e-mail formale in inglese è preferibile seguire in questo schema:
- Salutare il destinatario
- Presentare subito l’oggetto della e-mail
- Scrivere il corpo dell’e-mail in modo chiaro e breve
- Concludere il discorso
- Congedarsi.
Salutare il destinatario
Saluti molto formali
Dear Sir/ Madam: Caro Signore/ Signora (si usa quando si scrive ad una posizione, ma non si conosce il nome del destinatario)
To whom it may concern: A chi compete/ A chi di dovere (si usa solo quando non si conosce il destinatario preciso della lettera, come può accadere quando si comunica con un’istituzione)
Dear Mr/ Ms [surname]: Caro Signore/ Signora [cognome] (si usa quando si ha il nominativo di un contatto maschile/ femminile)
Dear [name + surname]: Caro [nome + cognome] (da usare quando si ha il nominativo dell’utente, ma non si è sicuri del suo genere).
Saluti meno formali, ma comunque professionali
Dear colleagues: Cari colleghi (da usare quando si scrive ad un gruppo di persone)
Dear all: Cari tutti
Dear [name]: Caro [nome]
Presentare subito l’oggetto della e-mail
I am writing to… : Scrivo per…
… inform you that: … informarla che
… confirm: … confermare
… enquire about: … informarmi su
… complain about: … lamentarmi di
I am contacting you for the following reason: La sto contattando per la seguente ragione
I recently heard about … and I would like to …: Recentemente sono venuto a conoscenza che … e vorrei …
Nel caso in cui invece, l’e-mail o la lettera formale inglese sia una risposta, si potranno usare le seguenti espressioni.
I am writing regarding/ in reference to … : Le scrivo riguardo a:
… your enquiry about: …la sua richiesta di
… our (phone) conversation: … la nostra conversazione (al telefono)
In reply to your request…: In risposta alla sua richiesta…
Thank you for contacting us Grazie per averci contattati
Thank you for your prompt reply: Grazie per la risposta celere
Scrivere il corpo della e-mail in modo chiaro e conciso
Di qualsiasi cosa si parli nella e-mail, la scrittura dovrà essere chiara, fluida e breve.
E’ necessario essere concisi e specifici ed è sempre bene dividere il corpo della e-mail in paragrafi, come anche usare degli strumenti che aiutino a schematizzare visivamente il concetto che esprimiamo, come i bullet points per esempio.
Ecco di seguito alcuni possibilità per introdurre il corpo della lettera:
– Fare una richiesta
We would appreciate it if you would…: Apprezzeremmo se volesse…
Could you please send me…: Potrebbe cortesemente mandarmi…
I was wondering if you could…: Mi stavo chiedendo se potesse…
I would be grateful if you could…: Le sarei grato se potesse…
Could you possibly tell us…: Potrebbe dirci…
It would be helpful if you could send us…: Sarebbe d’aiuto se potesse mandarci…
– Comunicare buone notizie
We are pleased to announce that…: Siamo lieti di annunciare che…
I am delighted to inform you that…: Sono felice di informarla che…
We are proud to present you….: Siamo orgogliosi di presentarvi
We really appreciated your…: Abbiamo veramente apprezzato la vostra…..
– Comunicare una notizia negativa
I regret to inform you that…: Mi dispiace informarla che…
Unfortunately we are unable to…: Purtroppo non siamo in grado di…
We are afraid it would not be possible to…: Temiamo che non sia possibile…
I am afraid I will not be available to make it that day: Temo di non essere disponibile quel giorno
Concludere il discorso
In the attachment we are sending you: Inviamo in allegato…..
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know: Se ha ulteriori domande o dubbi, non esiti a farmelo sapere
We would appreciate your reply at your earliest convenience: Apprezzeremmo la tua risposta il prima possibile
Please do not hesitate to contact me, if you need any further assistance: Per favore non esiti a contattarmi, se necessita di maggior assistenza
Thank you for your patience and cooperation/ for your consideration: Grazie per la sua pazienza e collaborazione/ per la sua considerazione
I look forward to hearing from you: Aspetto sue notizie.
Congedarsi
SALUTI MOLTO FORMALI
Your sincerely/ Sincerely yours: Cordiali saluti (da usare quando non conosci il nome del tuo interlocutore)
Respectfully: Con rispetto (da usare quando non conosci il nome del tuo interlocutore)
Sincerely: Cordialmente (da usare quando all’inizio si è usato “Dear)
SALUTI MENO FORMALI, MA COMUNQUE PROFESSIONALI
Best regards: I migliori saluti
Kind regards: Cordiali saluti
Regards: Saluti
